Акт сверки расчётов: как сверять выплаты исполнителям и не потерять деньги

Утверждённой формы акта сверки взаиморасчётов в Казахстане нет. Правила ведения бухгалтерского учёта прямо называют его документом «в произвольной форме»: он прикладывается к акту инвентаризации задолженности по форме Инв-4, а саму инвентаризацию обязательств проводят минимум раз в год. С исполнителями сверка идёт по реестру выплат: начисленное по актам сравнивают с выплаченным, отдельный акт подписывают там, где есть расхождение. Подписанный двумя сторонами акт сверки Верховный Суд называет формой признания долга, а признание долга прерывает срок исковой давности (статья 183 Гражданского кодекса).

Есть ли утверждённая форма акта сверки?

Нет. Приказ Министра финансов № 562 утверждает 51 форму первичных документов, и акта сверки среди них нет: есть форма Инв-4, «Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности». Правила ведения бухгалтерского учёта, утверждённые приказом Министра финансов № 241, в пункте 72 говорят, что инвентаризация задолженности оформляется актом по форме Инв-4 «с приложением акта сверки взаиморасчётов с дебиторами и кредиторами, в произвольной форме».

Термин при этом вполне рабочий и в Налоговом кодексе: акт сверки взаиморасчётов упоминается там как документ, которым подтверждается задолженность дебитора налогового должника, и как приложение к отдельным декларациям. Формы кодекс тоже не устанавливает.

Практический вывод: компания делает свой шаблон и берёт за ориентир обязательные реквизиты первичного документа из пункта 3 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности».

Когда сверка обязательна?

Обязанность сверяться вытекает из инвентаризации. Пункт 60 Правил № 241 требует проводить инвентаризацию активов и обязательств не менее одного раза в год, чтобы учёт и отчётность были достоверными. Малый бизнес с численностью работников не более десяти человек период инвентаризации определяет сам. Итоги годовой инвентаризации отражаются в годовой финансовой отчётности.

Отсюда минимальный ритм: один раз в год перед составлением отчётности компания обязана выверить свою задолженность, в том числе перед исполнителями и перед поставщиками услуг. Вне инвентаризации акт сверки может запросить налоговый орган, когда взыскивает налоговую задолженность контрагента со счетов его дебиторов. Компания-дебитор представляет акт, составленный вместе с этим контрагентом, а если составить его невозможно, документы о взаиморасчётах (статья 186 Налогового кодекса). В остальном частоту сверки определяют договор и сама компания.

На практике этого мало. Там, где расчёты идут ежедневно и людей сотни, расхождение за год превращается в спор с потерянными документами, поэтому выверку делают ежемесячно вместе с закрытием периода.

Что включить в акт сверки?

Утверждённой структуры нет, поэтому набор складывается из обязательных реквизитов первичного документа и здравого смысла:

Строку с расхождениями подсказывает сама форма Инв-4: в ней есть отдельная графа «в том числе несогласованная с кредиторами», и в акте сверки эту логику стоит повторить. Подписать акт с оговоркой полезнее, чем не подписать вовсе.

Прерывает ли акт сверки исковую давность?

Да, если его подписал должник и подпись поставлена уполномоченным лицом.

Механика такая. Статья 183 Гражданского кодекса перечисляет основания перерыва срока исковой давности, и среди них совершение обязанным лицом действий, которые свидетельствуют о признании долга. Самого словосочетания «акт сверки» в кодексе нет: отнесение к таким действиям следует из смысла нормы.

Как на акт сверки смотрит суд, видно из нормативного постановления Верховного Суда от 2 ноября 2023 года № 2: признание долга должником может быть выражено, в частности, в двустороннем акте сверки взаиморасчётов, подписанном уполномоченными представителями должника и кредитора и заверенном печатями сторон. Постановление посвящено банкротству и перерыв давности прямо не затрагивает, но вывод о природе акта сверки в нём сформулирован ясно.

После перерыва срок начинает течь заново, и время до перерыва в новый срок не засчитывается. Это работает в обе стороны: акт, который подписали вы, точно так же продлевает возможность взыскать долг с вашей компании.

Какие сроки давности важно помнить?

Три разных срока, которые часто смешивают:

Что и сколько хранить по выплатам, показано в статье сроки хранения документов по выплатам исполнителям.

Ещё одна деталь, которая выручает в спорах: суд применяет исковую давность только по заявлению стороны, сделанному до вынесения решения (статья 179 Гражданского кодекса). По своей инициативе суд её не применяет.

Что делать при расхождении?

Порядка действий при расхождении в акте сверки нормы не устанавливают, поэтому здесь работает сложившаяся практика:

1. Зафиксировать расхождение в акте отдельной строкой и подписать согласованную часть: спорная сумма в признанный итог не включается, иначе подпись под ней станет признанием долга.
2. Найти источник: например, выплата, прошедшая в другом месяце, неподписанный акт или неверная сумма удержаний.
3. Запросить у второй стороны копии документов по спорным позициям.
4. Исправить учёт той стороны, которая ошиблась, и переподписать акт по исправленному периоду. Исправления в первичный документ вносятся только по согласованию участников операции, с их подписями и датой исправления (пункт 7 статьи 7 Закона о бухгалтерском учёте).
5. Если сумма не признаётся, перевести спор в претензионный порядок по договору.

Само расхождение не обнуляет акт: подписанный с оговоркой документ всё равно подтверждает согласованную часть задолженности.

Как сверяться, когда исполнителей сотни?

С физическими лицами двусторонний акт по каждому человеку обычно не оформляют: при сотнях исполнителей это трудоёмко, а пункт 72 Правил № 241 не уточняет, нужен ли отдельный акт с каждым контрагентом. Ниже сложившаяся практика, нормой она не закреплена:

• внутренняя выверка идёт по реестру выплат: начислено по актам сравнивается с выплаченным по банку;
• сальдо по каждому исполнителю стараются закрыть в ноль в том же месяце, без переноса;
• отдельный акт сверки подписывают с теми, у кого есть расхождение или спор, и с теми, кто сам его попросил;
• по итогам года сводные данные попадают в акт инвентаризации задолженности.

Как выверить реестр перед отправкой денег, описано в статье проверка выплат исполнителям, а какие документы собираются по каждой партии выплат, показано в статье платёжная ведомость на группу исполнителей.

Зачем сверяться с оператором платформы?

Если выплаты идут через платформу, у компании появляется ещё один контрагент: оператор, которому она платит за услуги сервиса. С ним сверка обычная, как с любым поставщиком услуг: сопоставляются суммы по актам и счетам-фактурам на комиссию и фактические платежи.

По данным FlexTime, компания платит самозанятым исполнителям через платформу: выплаты поступают на карты исполнителей в банках Казахстана 24/7, обязательные платежи платформа удерживает и оплачивает, а договор, акты оказанных услуг и чеки по каждой заявке сохраняются в личном кабинете компании вместе с историей операций. Сверка с исполнителями при этом идёт онлайн: данные берутся из кабинета, и выяснять суммы в переписке с исполнителями не нужно. Акт сверки бухгалтер формирует в учётной системе компании, например в 1С, куда выплаты переносятся по документам из кабинета или передаются через интеграцию с вашими системами (1С, SAP, iiko и т.д.): как эти суммы ложатся в учёт, разобрано в статье выплаты исполнителям в 1С.

Что проверить перед годовой отчётностью

1. Проведена ли инвентаризация обязательств и оформлен ли акт по форме Инв-4.
2. Приложены ли к нему акты сверки с дебиторами и кредиторами, как требует пункт 72 Правил № 241.
3. Закрыты ли сальдо по исполнителям или есть незакрытые остатки прошлых месяцев.
4. Совпадают ли суммы в актах и в платёжных документах: расхождение здесь указывает на пропущенный акт, лишний платёж или выплату, ушедшую в другом периоде. Как оформить сам акт, показано в статье АВР по форме Р-1 с образцом.
5. Кто подписывал акты сверки со стороны контрагентов: подпись неуполномоченного лица ослабляет документ как доказательство признания долга.

Частые вопросы