Сроки хранения документов по выплатам исполнителям: договоры, акты, чеки и архив выплат

Документы по выплатам исполнителям хранят не меньше пяти лет: это минимальные сроки хранения документов по Налоговому кодексу и перечню № 279-НҚ. Кодекс требует держать учётную документацию до истечения срока исковой давности, но не менее пяти лет (статья 206). Перечень типовых документов, утверждённый приказом от 17 июня 2025 года, даёт те же 5 лет для договоров услуг и первичных документов. Договоры считают от окончания их срока, налоговые документы от периода, следующего за тем, в котором по ним исчислен налог. Для работников сроки длиннее: трудовые договоры, личные карточки, в том числе временных работников, и ведомости начисления зарплаты хранят 75 лет. В электронном виде можно хранить документы, подписанные ЭЦП: они равнозначны бумажным.

Сколько хранить документы по выплатам исполнителям?

Сроки задают два источника, и брать нужно больший.

Первый это Налоговый кодекс. По пункту 3 статьи 206 учётная документация, связанная с налогообложением, хранится до истечения срока исковой давности по статье 65, но не менее пяти лет. Сам срок исковой давности составляет 5 лет для крупного бизнеса, недропользователей и ряда других категорий и 3 года для остальных. Срок хранения считают с налогового периода, следующего за тем, в котором по документам исчислено налоговое обязательство. В учётную документацию входят бухгалтерская документация с первичными документами, счета-фактуры, налоговые регистры и иные документы, на основании которых исчисляют налог (пункт 2 статьи 202).

Второй это Перечень типовых документов с указанием срока хранения, утверждённый приказом Министра культуры и информации РК № 279-НҚ. Прежний приказ № 263 от 2017 года утратил силу, сроки берут из нового перечня.

Закон о бухгалтерском учёте обязывает хранить первичные документы на бумажных и (или) электронных носителях в течение периода, установленного законодательством (статья 11). Этот период и задают НК и перечень.

Таблица сроков хранения документов: исполнители и работники

Отдельных строк для акта выполненных работ, чека самозанятого и реестра выплат в перечне нет. Акт это первичный документ, к нему применяется пункт 267. Реестр выплат подпадает под пункт 304 (документы о получении других выплат) или под пункт 267 как первичный документ: в обоих случаях 5 лет. Чек подтверждает расчёт с самозанятым (пункт 2 статьи 717 НК), и если по нему вычитают расходы, он входит в учётную документацию (подпункт 8 пункта 2 статьи 202).

При выплатах самозанятым через платформу социальные платежи удерживает и перечисляет оператор платформы как налоговый агент (пункт 3 статьи 721 НК), и платёжки по ним формирует он. Если компания сама перечисляет пенсионные взносы, соцотчисления и взносы ОСМС за работников или за исполнителей по договору ГПХ, платёжные поручения и списки физических лиц к ним хранят 75 лет.

У первичных документов и ведомостей выплат в перечне есть оговорка: пять лет «при условии проведения проверки (ревизии)». Если за период проверки не было, уничтожать их по одному лишь истечению срока рискованно. Если срок исковой давности для вашей компании больше пяти лет или его продлили, храните до его истечения. Какие именно документы собираются по каждой выплате группе людей, перечислено в статье платёжная ведомость и расчёт с десятками исполнителей. Как выверять расчёты по этим документам, показано в статье акт сверки расчётов.

Почему банковской выписки недостаточно?

Выписка подтверждает перевод, но не объясняет его. Из неё не видно, за какую смену заплатили и почему сумма отличается от ставки.

Для налоговых вычетов этого мало. Подпункт 2 статьи 286 НК не разрешает вычитать расходы по операциям без фактического выполнения работ или оказания услуг. Факт работы подтверждает акт. Расчёт с самозанятым подтверждает чек специального мобильного приложения (пункт 2 статьи 717). Без них перевод остаётся просто движением денег.

Ошибка возникает раньше выплаты. Руководитель неверно указал часы, менеджер применил старую ставку, бухгалтер дважды скопировал строку. Архив, где хранятся только итоговые суммы, эти ошибки не покажет.

Что должно храниться по каждой выплате?

По каждому заданию нужна одна карточка с номером, который проходит через подтверждение объёма, расчёт, акт, реестр и платёж. В карточке:

1. исполнитель, объект, задание и период работы;
2. условия: ставка и единица расчёта на дату работы;
3. подтверждённые часы, смены или объём;
4. формула начисления и корректировки;
5. договор или принятая оферта, акт, чек;
6. статус, дата и номер платежа;
7. история изменений с причиной и автором.

Условия фиксируйте версией на дату работы. Если ставка изменилась с нового месяца, старые задания не должны пересчитываться по новому тарифу. Иначе сумма в истории перестанет совпадать с актом и выплатой. По той же причине акт собирают из данных расчёта: акт, заполненный вручную отдельно от расчёта, первым расходится с платежом.

Табель учёта рабочего времени ведут для работников (статья 79 ТК). У исполнителя объём подтверждают по условиям заказа и договора: учёт, похожий на трудовой распорядок, становится признаком трудового договора по статье 27 ТК.

Можно ли хранить документы только в электронном виде?

Да, с условиями. Электронный документ, удостоверенный ЭЦП уполномоченного лица, равнозначен подписанному документу на бумаге (пункт 2 статьи 62 Цифрового кодекса). Закон о бухучёте разрешает хранить первичные документы на бумажных и (или) электронных носителях (статья 11). В перечне № 279-НҚ у договоров стоит пометка «документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы». Первичные документы и табели перечень относит к электронным, а на бумаге их оформляют, если нет цифровых систем и электронного документооборота.

Во время налоговой проверки инспектор вправе запросить бумажные копии электронной документации, кроме счетов-фактур, бухгалтерских и первичных документов, зарегистрированных в системе ЭСФ (пункт 2 статьи 206 НК). Скан бумажного документа без ЭЦП не становится равнозначным электронным документом, поэтому бумажные оригиналы храните весь срок.

Как подписывать документы с исполнителями онлайн, описано в статье ЭДО с самозанятыми.

Как хранить исправления и спорные операции?

Первоначальные данные нельзя перезаписывать без следа. Если смену изменили с 8 до 7 часов, система хранит оба значения, автора, дату и причину.

Изменение суммы требует новой версии акта. У каждого документа в архиве виден статус: создан, направлен, принят, отклонён или заменён. Старый акт остаётся в истории со статусом «заменён». Это важно, если исправление случилось после подготовки реестра или после первой попытки платежа. В реестр уходит только сумма, совпадающая с действующим актом.

Спорные операции получают отдельный статус и в реестр не попадают, пока спор не решён. Остальные выплаты при этом не задерживаются.

Спор по сумме через полгода: как разобрать за минуты?

Условный пример. Исполнитель утверждает, что работал 10 часов, а получил за 8. В разрозненной схеме бухгалтерия запрашивает подтверждение часов у объекта, акт у юриста и переписку у координатора. Ответ собирают несколько дней.

В карточке выплаты видно всё сразу: плановое время, отметки, решение руководителя о корректировке с причиной, применённую ставку, действующую версию акта и статус платежа. Ответ занимает минуты. Если ошибка подтвердилась, создают доплату со ссылкой на исходную карточку, а не правят старую запись.

Как защищать персональные данные в архиве выплат?

Архив выплат содержит ИИН, реквизиты и контакты людей, это персональные данные. Закон РК «О персональных данных и их защите» требует хранить базу на территории Казахстана (пункт 2 статьи 12). Юридическое лицо назначает ответственного за организацию обработки и утверждает перечень данных и политику (статья 25).

Срок хранения персональных данных закон связывает с достижением цели, если законодательство не установило иной срок. Для документов по выплатам иной срок установлен: не меньше 5 лет по НК и перечню. Фото и координаты отметок, которые нужны только для подтверждения выхода, так долго не держат: по достижении цели закон обязывает данные уничтожить (подпункт 4 пункта 2 статьи 25). Как устроен сбор таких данных, описано в статье Биометрия и геолокация на сменах.

Кто видит архив и как его не потерять?

Доступ настраивают по ролям.

Система пишет журнал: создание, изменение, подписание, выгрузка, отмена. Кроме журнала нужны резервные копии и регулярная проверка восстановления. Копия, которую ни разу не восстанавливали, может не открыться в нужный момент.

По данным FlexTime, закрывающие документы по выплатам через платформу сохраняются в личном кабинете и доступны для скачивания. Обязанность хранить свою учётную документацию при этом остаётся за компанией, поэтому выгружайте документы в свой архив.

Как навести порядок в архиве выплат за четыре шага?

1. Найдите все источники. Где лежат задания, подтверждения объёма, акты, чеки, реестры и банковские подтверждения, кто их владелец, в каком формате.
2. Введите единый номер. Каждое задание или смена получает номер, который переходит в расчёт, акт и платёж. Даже без полной автоматизации это ускоряет поиск.
3. Проверьте пилотом. Один объект, месяц работы. Сравните время подготовки реестра, число исправлений, долю операций с полным комплектом документов и время ответа на обращения.
4. Закрепите сроки. Для каждого вида документа запишите срок хранения по перечню № 279-НҚ и статье 206 НК и ответственного за уничтожение по истечении.

Как устроена сама цепочка выплаты от смены до чека, описано в статье Выплаты самозанятым без ручных переводов. Какие проверки делать до отправки денег, описано в статье Как проверять выплаты временному персоналу.

Частые вопросы