Акт приёма-передачи в РК: когда он обязателен, какие формы применять и что писать в каждом поле

Акт приёма-передачи подтверждает, что имущество перешло от одной стороны к другой: что именно, в каком количестве, состоянии и в какой день. Общего правила «акт нужен при любой передаче» нет ни в Гражданском кодексе, ни в законе о бухгалтерском учёте. Гражданский кодекс прямо требует передаточный акт при аренде здания или сооружения, продаже и аренде предприятия, слиянии и присоединении юрлиц. Если материально ответственный работник увольняется по своему желанию, трудовой договор расторгается в день завершения приёма-передачи имущества. Для основных средств и запасов есть формы приказа Минфина № 562, а где формы нет, акт составляют сами с семью обязательными реквизитами первичного документа.

Что такое акт приёма-передачи и зачем он нужен?

Это документ, которым стороны подтверждают передачу товара, оборудования, основных средств, помещения, документов или ключей. Передающий и принимающий подписывают перечень того, что перешло из рук в руки, с количеством, состоянием и датой.

Дата и подписи показывают, с какого момента риск случайной гибели товара несёт покупатель (статьи 410 и 411 ГК) и с какого дня передано предприятие (пункт 3 статьи 497). По акту видно, в каком состоянии наниматель получил имущество, а вернуть его он должен в том же состоянии с учётом нормального износа (пункт 1 статьи 561).

В бухгалтерии акт работает как первичный документ, и к нему применяются требования статьи 7 закона о бухгалтерском учёте. Требования к первичке собраны в статье про первичные документы. Результат работ и услуг сдают другим документом, по форме Р-1: об этом статья про акт выполненных работ.

Когда акт приёма-передачи обязателен по закону?

Когда его прямо требует норма. Общего правила «акт обязателен» в Гражданском кодексе нет, он называет четыре ситуации:

• Аренда здания или сооружения. Объект передают и принимают по передаточному акту или иному документу о передаче с подписями сторон. Уклонение от подписания на условиях договора считается отказом передать или принять имущество. Возврат при прекращении аренды идёт по тем же правилам (статья 584).
• Продажа предприятия. В акте указывают состав предприятия, уведомление кредиторов, выявленные недостатки и утраченное имущество. Предприятие считается переданным со дня подписания акта обеими сторонами (статья 497).
• Аренда предприятия. Его передают по передаточному акту. Готовит акт арендодатель за свой счёт, если договор не предусматривает иное (статья 576).
• Слияние и присоединение. Права и обязанности переходят по передаточному акту, при разделении и выделении по разделительному балансу. Акт утверждает собственник или орган, принявший решение о реорганизации, а подают его вместе с учредительными документами (статья 47).

Трудовой кодекс связывает с передачей имущества день увольнения материально ответственного работника по его желанию (пункт 5 статьи 56).

Какой документ нужен для товара, основных средств и помещения?

Тот, что задаёт закон или приказ Минфина № 562 от 20 декабря 2012 года, а если формы нет, акт собственной формы. Названия форм в таблице по приказу.

Форму А-1 (приложение 11) в образцах иногда выдают за акт передачи активов. В приказе она называется «Акт о приемке активов» и оформляет поступление актива. Автомобиль, который числится основным средством, передают по ДА-1. Квартиру в наём, ключи и документы передают по акту, который стороны составляют сами.

Нужен ли акт при продаже товара и ТМЦ?

Гражданский кодекс его не требует. Если договор не говорит иное, продавец исполнил обязанность передать товар в момент вручения, когда доставка лежит на нём. Когда товар забирают с места, где он находится, это момент предоставления товара в распоряжение покупателя (пункт 1 статьи 410). С этого момента риск случайной гибели или повреждения переходит на покупателя (пункт 1 статьи 411).

Накладная З-2 или акт приёма-передачи товара нужны, чтобы этот момент доказать: дата и подписи показывают, у кого был товар в конкретный день. ТМЦ своим работникам тоже выдают и принимают обратно по документу. Когда ценности переходят от одного материально ответственного к другому, акт показывает, что именно принял новый человек и с какого дня.

Как оформить передачу помещения и оборудования в аренду?

Здание или сооружение передают по передаточному акту с подписями обеих сторон и возвращают по тем же правилам (статья 584 ГК). Статья говорит о здании и сооружении. Когда сдают помещение в здании, условие об акте при передаче и возврате записывают в договор аренды.

В акт на помещение вносят адрес и площадь, состояние отделки, окон, дверей и инженерных систем, показания счётчиков, число комплектов ключей, мебель и оборудование поштучно. Пример формулировки: «Арендодатель передал, а арендатор принял нежилое помещение площадью 120 кв. м по адресу: … Отделка без повреждений, окна и двери исправны. Показания счётчика электроэнергии на день передачи: … кВт·ч. Передано три комплекта ключей».

Оборудование и другое движимое имущество закон по акту передавать не обязывает. Договор имущественного найма, где сторона юрлицо, заключают письменно (пункт 1 статьи 544 ГК). Имущество передают со всеми принадлежностями и документами, если договор не предусматривает иное (статья 547), а возвращают в том состоянии, в каком получили, с учётом нормального износа (пункт 1 статьи 561). Акт с описанием состояния, комплектности и серийных номеров и есть то, с чем сравнивают имущество при возврате.

Что писать в акте приёма-передачи: образец по полям

Единого бланка для всех случаев нет, поэтому акт собирают по полям. Обязательные реквизиты задаёт пункт 3 статьи 7 закона о бухгалтерском учёте, дополнительные можно добавлять по пункту 3-1.

1. Название (обязательно): «Акт приёма-передачи» и предмет: помещения, оборудования, документов, ключей, ТМЦ. Номер по внутренней нумерации.
2. Дата (обязательно) и город.
3. Стороны: кто передаёт и кто принимает. Обязательны наименование организации или фамилия и инициалы ИП, от имени которых составлен акт, и БИН или ИИН.
4. Основание: договор аренды или купли-продажи, приказ о передаче дел, решение о реорганизации, номер и дата.
5. Что передают (обязательно, это содержание операции): наименование позиций, инвентарные или серийные номера, комплектность, состояние, недостатки.
6. Количество и стоимость (обязательно): единица измерения, количество, цена, сумма по строкам и итог.
7. Особые отметки: расхождения с учётом, показания счётчиков, число ключей, приложения (фото, опись, паспорта оборудования).
8. Подписи (обязательно): должности, фамилии, инициалы и подписи тех, кто передал, принял и отвечает за оформление.

Пример табличной части акта при смене заведующего складом:

Кто подписывает акт и можно ли подписать его ЭЦП?

Обе стороны: та, что передаёт, и та, что принимает. В акте указывают должности, фамилии, инициалы и подписи ответственных за операцию и правильность её оформления (подпункт 6 пункта 3 статьи 7 закона о бухгалтерском учёте). Если передачу проводит комиссия, подписывают и её члены: строки для них есть, например, в форме ДА-1.

Печати среди обязательных реквизитов первичного документа нет. В формах приказа № 562 место для печати («М.П.») есть.

Акт можно оформить электронно: закон о бухгалтерском учёте говорит о первичных документах на бумажных и электронных носителях (пункт 3 статьи 7), а письменная форма сделки может быть электронной (пункт 1-1 статьи 152 ГК). С 12 июля 2026 года подпись регулирует Цифровой кодекс, он заменил закон об ЭЦП № 370-II. ЭЦП равнозначна собственноручной подписи при четырёх условиях сразу (пункт 2 статьи 49). Подлинность подтверждается открытым ключом из сертификата; подписывающий правомерно владеет закрытым ключом; подпись используется по сведениям сертификата; сертификат выдан удостоверяющим центром, аккредитованным в Казахстане, или иностранным, зарегистрированным в доверенной третьей стороне РК.

Если документ юрлица по нормативному акту заверяют печатью, электронный документ с ЭЦП сотрудника, у которого есть право его подписи, равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью (пункт 5 статьи 61 Цифрового кодекса).

Как передают дела при увольнении материально ответственного работника?

По акту и в срок уведомления. Когда материально ответственный работник уходит по своему желанию, договор расторгается в день завершения приёма-передачи имущества и документации, а организовать передачу в срок уведомления обязан работодатель. Так говорит пункт 5 статьи 56 ТК в редакции закона № 295-VIII, которая действует с 4 августа 2026 года.

По истечении срока уведомления работник вправе прекратить работу, а работодатель обязан выдать документы и причитающиеся выплаты. Исключение: приём-передачу не завершили по вине самих материально ответственных лиц. Правило о дне расторжения было в пункте и раньше, закон № 295-VIII изложил пункт заново и добавил обязанности работодателя.

Пример. Заведующий складом вручил уведомление в понедельник 5 октября 2026 года. Срок уведомления не меньше месяца (пункт 1 статьи 56) и считается со следующего дня (статья 13 ТК), поэтому он истекает в четверг 5 ноября. До этой даты работодатель проводит передачу. Передачу завершили 5 ноября: этот день и становится днём расторжения. Затянулась по вине работника: договор расторгается в день, когда передачу завершили. По вине работодателя: работник вправе прекратить работу по истечении срока и получить документы и выплаты.

Типовой формы акта передачи дел ТК не устанавливает, его составляют по тем же полям. Исполнитель по договору оказания услуг работником не является, и пункт 5 статьи 56 к нему не относится: полученные ценности он возвращает по условиям договора.

Чек-лист: передача дел и имущества при увольнении

1. Отметьте день вручения уведомления и посчитайте конец срока: месяц со следующего дня или дольше, если так записано в трудовом договоре.
2. Издайте приказ: кто принимает дела и ценности, кто входит в комиссию, в какой день передача. День выбирайте с запасом до конца срока.
3. Соберите перечень: ТМЦ и основные средства за работником по данным учёта, документы и дела, ключи, пропуска, доступы к учётным системам.
4. Сверьте наличие с учётом. Как проводят инвентаризацию при смене материально ответственного, описано в статье про материальную ответственность работника.
5. Составьте акт по полям, расхождения запишите в особые отметки.
6. Подпишите акт: передающий, принимающий, члены комиссии. Передающему и принимающему по экземпляру.
7. Поставьте день завершения передачи датой расторжения в приказе. Сроки приказа и окончательного расчёта собраны в статье про расторжение трудового договора.
8. Сохраните акт с кадровыми и учётными документами. Сколько хранят первичные документы, описано в статье про сроки хранения документов.

Когда составлять акт и как исправить ошибку?

В день передачи. Первичный документ составляют в момент операции или сразу после её окончания (пункт 4 статьи 7 закона о бухгалтерском учёте), поэтому дата акта это день, когда имущество фактически перешло.

Исправлять акт можно только по согласованию с участниками операции: исправление подтверждают подписями те же лица, что подписали документ, с датой исправления (пункт 7 статьи 7). В кассовые и банковские первичные документы исправления не вносят вовсе.

Частые вопросы