Первичные документы в РК: реквизиты, формы, подпись и комплект с исполнителем

Первичные документы подтверждают, что операция состоялась: услуга оказана, деньги выданы, товар отгружен. Закон РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» № 234-III называет их документальным свидетельством факта операции на бумаге или в электронном виде, и бухгалтерские записи делаются на их основании. В каждом таком документе семь обязательных реквизитов, печати среди них нет. Формы утверждены приказом Минфина № 562, а где формы нет, компания составляет документ сама. Хранят первичку не меньше пяти лет.

Что такое первичный документ в РК?

Это документальное свидетельство факта операции или события и права на её совершение (подпункт 2 статьи 1 Закона № 234-III). Закрытого списка видов закон не даёт, он описывает роль документа в учёте. Документ может быть бумажным или электронным.

Бухгалтерские записи делаются на основании первичных документов и подкрепляются оригиналами (пункт 1 статьи 7, пункт 3 статьи 6).

Какие реквизиты обязательны в первичном документе?

Семь, их перечисляет пункт 3 статьи 7 Закона № 234-III. По нему проверяют любой входящий документ:

1. Наименование документа или формы.
2. Дата составления.
3. Наименование организации или фамилия и инициалы ИП, от имени которых он составлен.
4. Содержание операции или события.
5. Единицы измерения в количестве и стоимости.
6. Должности, фамилии, инициалы и подписи ответственных за операцию и её оформление.
7. ИИН или БИН.

Дополнительные реквизиты добавлять можно, если это не противоречит законодательству (пункт 3-1 статьи 7). Язык документа казахский и (или) русский.

Печати в списке нет: Правила ведения бухгалтерского учёта требуют её только при наличии (пункт 24), а госорганам и финансовым организациям запрещено требовать печать у юридических лиц частного предпринимательства (пункт 3-1 статьи 10 Предпринимательского кодекса). За достоверность отвечают те, кто составил и подписал документ (пункт 23 Правил), право подписи определяет руководство (пункт 1 статьи 10 Закона).

Какие формы первичных документов утверждены?

Это 51 форма из приказа Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562, последняя редакция приказа от 28 марта 2018 года.

Р-1 применяют ко всем работам и услугам, кроме строительно-монтажных. При госзакупках действуют формы законодательства о госзакупках (пункт 22-1 Правил). Договора, счёта на оплату, платёжного поручения, акта сверки и чека самозанятого среди форм нет.

Проект редакционных правок форм 2026 года, например «теңге» вместо «тенге», на 1 октября в базе «Әділет» принятым не значится, поэтому работают по действующим формам.

Можно ли составить свою форму первичного документа?

Можно, если для операции форма не утверждена. Пункт 3 статьи 7 Закона разрешает разработать форму самостоятельно, взять форму из другого акта законодательства или принять к учёту форму нерезидента. Семь обязательных реквизитов нужны в любом варианте.

Утверждённую форму своей не заменяют. Минфин разрешает дополнять её строками, графами и подписями, а исключать графы запрещает (ответ 2023 года). Документ из стороннего сервиса, который дублирует форму приказа № 562, должен ей соответствовать, иначе первичным его не признают (разъяснение 2025 года).

Ни Закон, ни Правила, ни Налоговый кодекс не обязывают утверждать свои формы в учётной политике. Руководство утверждает график документооборота (пункт 22 Правил), а свою форму на практике закрепляют приказом или приложением к учётной политике.

Когда составлять первичный документ и как исправить ошибку?

В момент операции или сразу после её окончания (пункт 4 статьи 7 Закона). Срока в днях закон не называет, его задаёт график документооборота компании. Исправляют так:

• в кассовые и банковские документы исправления не вносят (пункт 7 статьи 7);
• в остальные бумажные вносят по согласованию с участниками, с подписями тех же лиц и датой;
• электронный документ заменяют новым с отметкой «исправлено» и ссылкой на прежний, а прежний хранят со статусом «аннулирован» (пункт 25 Правил).

Исправительную запись в учёте оформляют бухгалтерской справкой С-1 за подписями руководства и главного бухгалтера (пункт 12). После закрытия периода менять операции можно только с письменного разрешения главного бухгалтера (пункт 11).

Как подписать электронный первичный документ?

Электронной цифровой подписью: по Цифровому кодексу, который с 12 июля 2026 года заменил закон об ЭЦП № 370-II, она равнозначна собственноручной (пункт 2 статьи 49). Документ с ЭЦП уполномоченного лица равнозначен бумажному (пункт 2 статьи 62), а ЭЦП сотрудника с правом подписи заменяет и подпись, и печать (пункт 5 статьи 61). Каждый сотрудник подписывает своим сертификатом.

Коды, пароли и push-уведомления Кодекс называет цифровым подтверждением и выделяет отдельно от ЭЦП. Его применяют в случаях, установленных законами, или по соглашению сторон (статья 47).

Бумажную копию электронного документа делают для другой стороны операции и по требованию госоргана (пункт 6 статьи 7 Закона). Минфин в 2025 году разъяснил, что акт с ЭЦП не нужно дублировать на бумаге с «живыми» подписями и печатями. Ещё одно требование Кодекса: документ должен быть пригоден для хранения и обращения вне системы, где его создали, без изменения свойств (пункт 1 статьи 62), то есть выгружаться вместе с подписью.

Какие первичные документы нужны при работе с самозанятым исполнителем?

Комплект из четырёх документов: договор возмездного оказания услуг, акт выполненных работ, платёжный документ банка и чек самозанятого. Каждый закрывает свой вопрос.

Договор закрепляет, что заказано и на каких условиях (статья 683 ГК). В предпринимательской деятельности его заключают письменно, на бумаге или электронно, иначе в споре нельзя ссылаться на свидетелей (статьи 152 и 153 ГК). Первичным документом закон договор не называет: это основание операции.

Акт по форме Р-1 составляет исполнитель (пункт 27 Правил), подписывают обе стороны. Электронный акт можно выписать и в ИС ЭСФ, порядок в статье АВР в ЭСФ. Минфин разъясняет, что акт составляют с каждым клиентом и заполняют все позиции формы, включая должности и расшифровки подписей. Образец заполнения: акт выполненных работ.

Платёжный документ банка показывает, что деньги ушли со счёта компании. Банковские документы закон относит к первичным (пункт 7 статьи 7).

Чек подтверждает расчёт: исполнитель получил оплату (пункт 2 статьи 717 НК). Наименование и БИН компании в нём заполняют только по её требованию (приказ Минфина № 647), поэтому попросите их сразу. Реквизиты чека: чек самозанятого. Счёт-фактуру самозанятый по тексту НК не выписывает (статьи 207 и 208).

При выплате группе добавляется платёжная ведомость, для сверки расчётов акт сверки. Формы ведомости для безналичных выплат в приказе № 562 нет, акт сверки составляют в произвольной форме (пункт 72 Правил).

По данным FlexTime, когда компания платит самозанятым исполнителям через платформу, договор, акт оказанных услуг и чек по каждой заявке сохраняются в личном кабинете компании. Договор и акт подписываются онлайн на платформе FlexTime через eGov Mobile или Face ID: обе стороны подтверждают подписание выбранным способом, без встречи и обмена бумажными экземплярами. Подписанные документы, дату и время подписания компания видит в кабинете.

Является ли чек самозанятого первичным документом?

Прямого ответа в нормах нет: Закон № 234-III и приказ № 562 чек не упоминают. Налоговый кодекс называет чек документом, подтверждающим факт расчёта (пункт 2 статьи 717).

Вывод из этих норм: чек подтверждает оплату и нужен компании для вычетов, а оказание и приёмку услуги подтверждает акт. Держат оба документа, друг друга они не заменяют.

Чем документы работника отличаются от документов исполнителя?

Основанием и формами. С 8 июня 2026 года гражданско-правовой договор с физическим лицом, в котором есть хотя бы один признак трудового договора, признаётся трудовым независимо от названия (пункт 1-1 статьи 26 Трудового кодекса). Документы работника фиксируют зарплату, документы исполнителя фиксируют заказ, объём и цену.

Чек-лист: комплект первички с самозанятым исполнителем

Проверьте по каждому исполнителю перед закрытием месяца:

1. Договор услуг заключён письменно, на бумаге или электронно.
2. Акт по форме Р-1 составил исполнитель, все позиции заполнены, у сторон указаны должность и расшифровка подписи.
3. В акте есть семь обязательных реквизитов, включая ИИН и БИН.
4. Акт оформлен в момент оказания услуги или сразу после.
5. Платёжный документ банка лежит рядом с актом.
6. В чеке самозанятого указаны наименование и БИН компании.
7. Руководство утвердило перечень лиц с правом подписи.
8. Электронные документы выгружаются вместе с подписью, ошибки исправлены новым документом.
9. Комплект хранится не меньше пяти лет, договор и акт 5 лет после окончания договора.

Сколько хранить первичные документы и кто за них отвечает?

Не меньше пяти лет. Перечень типовых документов по приказу № 279-НҚ отводит первичным документам 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), договорам оказания услуг и документам о приёме работ 5 лет после окончания срока договора (пункты 267, 329 и 337). Прежний приказ № 263 утратил силу. Налоговый кодекс требует хранить учётную документацию до конца срока исковой давности, но не меньше пяти лет (пункт 3 статьи 206). Сроки считают от разных дат, и хранение до более позднего из них закрывает оба требования.

Сохранность первички и передачу её в архив обеспечивает главный бухгалтер (пункт 75 Правил). Содержание первичных документов составляет коммерческую тайну (статья 12 Закона). Таблица по каждому документу собрана в статье сроки хранения документов.

Что грозит за нарушения в первичных документах?

За пробелы в учётной документации в первый раз выносят предупреждение, за сокрытие данных и уничтожение документов штрафуют сразу. Штрафы назначают по КоАП, а по Налоговому кодексу расход без документов не принимают к вычету.

За отсутствие учётной документации или нарушение требований к её составлению и хранению статья 276 КоАП предусматривает предупреждение. При повторе в течение года штраф 25, 50 или 75 МРП для малого, среднего и крупного бизнеса: 108 125, 216 250 и 324 375 ₸ при МРП 4 325 ₸.

За сокрытие данных и уничтожение бухгалтерской документации физическое или должностное лицо платит 100 МРП (432 500 ₸, статья 238), компания от 100 до 500 МРП по размеру бизнеса (до 2 162 500 ₸, статья 239). При повторе в течение года штраф вдвое больше.

Налоговая сторона: вычеты по КПН производят по фактическим расходам при наличии подтверждающих документов (пункт 4 статьи 257 НК), а расход без фактического оказания услуг не вычитается (подпункт 2 статьи 286). Подробнее в статьях про вычеты по КПН и камеральный контроль.

Сводная таблица: операция, документ, основание, подпись, срок хранения

Сроки даны по Перечню № 279-НҚ как минимальные, налоговый срок проверяют отдельно.

Частые вопросы