Выписка ЭСФ при работе с самозанятым: кто выставляет счёт-фактуру и чем закрыть расход

Самозанятый счёт-фактуру не выписывает. Выписка ЭСФ обязательна для плательщиков НДС и для двенадцати категорий неплательщиков из пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса, и самозанятых в этом перечне нет. Пункт 9 Правил выписки счёта-фактуры и его формы, утверждённых приказом Минфина № 629, закрывает эту возможность для участника информационной системы со статусом «физическое лицо»; самозанятый по пункту 2 статьи 718 кодекса именно такое лицо, без ИП. Расход компании подтверждают другие документы: чек специального мобильного приложения, договор и акт о приёмке работ.

Кто обязан выписывать ЭСФ в 2026 году?

Правила выписки обновились: с 1 января 2026 года действует приказ Министра финансов РК от 28 октября 2025 года № 629, заменивший правила 2019 года. Круг тех, кто обязан выставлять счёт-фактуру, кодекс делит на две группы:

1. Плательщики НДС. Обязанность следует из пункта 1 статьи 207 и пункта 1 статьи 491 Налогового кодекса. Кто становится плательщиком в 2026 году, описано в статье НДС в 2026 году.
2. Отдельные неплательщики НДС. Пункт 1 статьи 208 перечисляет двенадцать категорий. В их числе налогоплательщики на специальном налоговом режиме на основе упрощённой декларации, комиссионеры, экспедиторы, таможенные представители и адвокатские конторы.

Самозанятых в обеих группах нет: у режима самозанятых другой механизм подтверждения расчётов, построенный на чеке приложения. Как устроен сам режим и какой налог самозанятых он предполагает, описано отдельно.

Выписывает ли ЭСФ самозанятый?

Нет, и препятствие здесь двойное.

Юридическое: в перечне статьи 208 самозанятых нет, а специальный налоговый режим для самозанятых описан отдельной главой 77 кодекса, где обязанности по счетам-фактурам не появляется.

Техническое: пункт 8 Правил № 629 делит участников информационной системы ЭСФ на три статуса, а пункт 9 прямо говорит, что участник со статусом «физическое лицо» ЭСФ не выписывает. Самозанятый регистрируется без ИП, значит попадает именно в эту категорию. Из того же статуса следует, что электронный акт в ИС ЭСФ ему недоступен, подробнее в статье АВР в ЭСФ.

Отсюда практический вывод для бухгалтерии: если поставщик услуг физическое лицо на режиме самозанятых, запрос «пришлите ЭСФ» останется без ответа, и это нормально. Документом о расчётах служит чек приложения (пункт 2 статьи 717 Налогового кодекса). Какие реквизиты в нём должны быть и что делать, если чек не выдали, собрано в статье чек самозанятого.

В какой срок делается выписка ЭСФ?

Общий срок установлен пунктом 1 статьи 493 Налогового кодекса: не позднее пятнадцати календарных дней после даты совершения оборота по реализации.

Пункты со второго по девятый той же статьи вводят исключения, которые чаще всего и ищут:

За нарушение срока отвечает тот, кто обязан выписывать счёт-фактуру. Части 3 и 4 статьи 280-1 КоАП: при первом нарушении предупреждение, при повторном в течение года штраф 20 МРП для субъектов малого бизнеса, 50 МРП для среднего, 100 МРП для крупного. К самозанятому это не применяется, поскольку обязанности выписывать ЭСФ у него нет.

Чем компания закрывает расход на услуги самозанятого?

Вычет по корпоративному подоходному налогу требует документального подтверждения: пункт 4 статьи 257 кодекса разрешает относить на вычеты фактически произведённые расходы при наличии документов, связанных с деятельностью, направленной на получение дохода. Конкретный список документов кодекс не задаёт, поэтому комплект собирается из того, что подтверждает сделку.

Рабочий комплект по самозанятому:

1. Договор оказания услуг. Налоговый кодекс его отдельно не требует, но пункт 1 статьи 152 Гражданского кодекса требует письменной формы для сделок в предпринимательской деятельности и для сделок дороже 100 МРП. Договор фиксирует предмет, сроки и цену: без него сделку сложно описать при проверке.
2. Акт о приёмке работ. Применяется утверждённая форма Р-1 из приложения 50 к приказу Министра финансов № 562: она действует и распространяется на работы и услуги, кроме строительно-монтажных. Пункт 3 статьи 7 Закона о бухгалтерском учёте разрешает собственную форму только там, где утверждённой нет, поэтому реквизиты в Р-1 можно добавлять, а убирать графы нельзя. Полный состав формы и образец заполнения есть в статье акт выполненных работ: форма Р-1 и образец.
3. Чек специального мобильного приложения. Именно он подтверждает факт расчётов между самозанятым и покупателем. Наименование и БИН компании вносятся в чек по вашему требованию и, как сказано в приложении 2 к приказу Минфина № 647, именно в целях подтверждения вычетов. Не попросите, получите чек без своих данных.

Что из выплат идёт на вычет и при каких условиях, подробно разобрано в статье вычеты по КПН по расходам на исполнителей. Как подписывать договор и акт удалённо, описано в материале про ЭДО с самозанятыми.

По данным FlexTime, на платформе на каждую выплату исполнителю формируются акт и чек, а ЭСФ выставляется заказчику на комиссию сервиса.

Что будет, если закрывающего документа нет?

Последствия здесь налоговые. Пункт 4 статьи 257 не даёт принять расход без подтверждения; подпункт 2 статьи 286 прямо запрещает вычет по операциям без фактически выполненных работ и оказанных услуг. Снятый вычет увеличивает налогооблагаемый доход, и при ставке КПН 20 % каждый миллион тенге неподтверждённого расхода добавляет 200 тысяч тенге налога. Сверху идут пени за каждый день просрочки, кратные базовой ставке Национального банка.

Административная часть выглядит так:

Отсутствие одного акта само по себе к статьям об уклонении от бухгалтерского учёта обычно не приводит, но систематическая работа без документов складывается именно в такую картину.

Чем самозанятый отличается от ИП на упрощённой декларации?

Эти два режима постоянно путают, потому что чеки формируются в одном приложении. Для заказчика разница принципиальная.

Последняя строка бьёт по бухгалтерии сильнее всего. У исполнителя, который перерос лимит самозанятого и зарегистрировал ИП на упрощёнке, появляется ЭСФ, и для компании сделка выглядит формально правильной. Но расход по такой покупке кодекс вычесть не позволяет. Что делать при приближении к порогу, описано в статье лимит 300 МРП у самозанятого.

Как проверить режим исполнителя до оплаты?

Режим контрагента определяет и документы, и право на вычет, поэтому выяснять его после перевода денег поздно. Порядок простой:

1. Спросите статус прямо: самозанятый, ИП или физическое лицо без статуса. Ответ проверяется по ИИН на публичных сервисах Комитета государственных доходов.
2. Если человек называет себя ИП, уточните режим: упрощённая декларация или общеустановленный порядок. Для вычета это решающая деталь.
3. Зафиксируйте статус в договоре. Формулировка «исполнитель применяет специальный налоговый режим для самозанятых» помогает при споре о том, почему компания не удерживала налог.
4. Повторяйте проверку при длительном сотрудничестве: статус меняется, а компания узнаёт об этом последней.

Порядок проверки по ИИН с сервисами и скриншотами описан в статье как проверить статус самозанятого.

Что собрать бухгалтерии: короткий порядок

1. Уточните режим исполнителя до оплаты: самозанятый, ИП на упрощёнке, ИП на общеустановленном порядке или физлицо без статуса. От этого зависят и документы, и вычет.
2. С самозанятого не требуйте ЭСФ: попросите чек приложения и сразу скажите внести наименование и БИН компании.
3. Держите договор и акт по каждой сделке, даже когда услуга разовая и на небольшую сумму.
4. Проверяйте срок выписки ЭСФ у тех контрагентов, кто обязан его выставлять: пятнадцать календарных дней это общее правило, дальше смотрите исключения.
5. Сложите документы в один архив по исполнителю и периоду, чтобы при проверке не собирать их заново. Какие документы нужны по массовой выплате, перечислено в статье платёжная ведомость на группу исполнителей.

Частые вопросы