Выплаты самозанятым: как платить десяткам исполнителей без ручных переводов и ошибок

Выплаты самозанятым в Казахстане можно проводить двумя законными способами: напрямую, когда компания переводит деньги исполнителю, а он сам формирует чек в приложении E-Salyq Business и платит 4 %, или через платформу для самозанятых, оператор которой как налоговый агент удерживает 4 % и переводит остаток. Для трёх-пяти человек хватает ручных переводов. Когда исполнителей десятки, ручная схема съедает часы бухгалтерии, плодит ошибки и дубли, а выплата легко остаётся без чека и акта. Автоматизация строится вокруг одной цепочки: подтверждённая смена, расчёт, реестр, выплата, акт и чек.

Как законно проводить выплаты самозанятым в 2026 году?

Регулярные выплаты многим самозанятым проводят одним из двух путей, оба закреплены в новом Налоговом кодексе. На объёме они различаются тем, кто по каждой выплате формирует чек и перечисляет 4 %.

Напрямую. Компания переводит деньги каждому исполнителю отдельно. Каждый сам формирует чек в специальном мобильном приложении и сам платит 4 % (статья 720 Налогового кодекса, статья 101-1 Социального кодекса), а компания, по разъяснению КГД, из таких выплат ничего не удерживает. Если исполнителей 60 и каждый выходит на четыре смены в месяц, это 240 переводов и 240 чеков, и каждый чек бухгалтерия получает от человека отдельно.

Через интернет-платформу. Компания платит самозанятым исполнителям через платформу, выплаты поступают на карты исполнителей в банках Казахстана 24/7. Оператор интернет-платформы по пункту 3 статьи 721 Налогового кодекса налоговый агент: он удерживает платежи самозанятых, которые работают через платформу, и перечисляет их в бюджет. Чеки по таким выплатам самозанятый вправе поручить формировать оператору (пункт 5 статьи 717). Тогда собирать чеки по людям не нужно.

Что проверить перед одной выплатой и какие документы собрать по отдельной сделке, описано в статье оплата самозанятому, а весь порядок от договора до акта в обзоре самозанятые в Казахстане.

Кто удерживает 4 % и сколько получит исполнитель?

Самозанятый платит 4 % с дохода: по 1 % на обязательные пенсионные взносы, пенсионные взносы работодателя, социальные отчисления и медицинское страхование. Индивидуальный подоходный налог по режиму равен 0 %. Ставки и условия режима собраны в обзоре Налог самозанятых в Казахстане в 2026 году.

Платежи считаются с дохода исполнителя, а за чей счёт они идут, решают стороны. На FlexTime, по данным компании, в личном кабинете можно выбрать: удерживать 4 % из вознаграждения исполнителя или оплачивать сверху за счёт компании, чтобы исполнитель получил полную сумму. Пример на одно задание:

При оплате 4 % сверху исполнитель получает все 10 000 ₸, а компания платит 10 400 ₸: на FlexTime 4 % социальных платежей считаются от вознаграждения. Комиссия платформы в таблицу не входит: на FlexTime это 4 % за расчёты с вашими исполнителями и 30 % за лидогенерацию и подбор исполнителей платформой. Комиссию FlexTime всегда оплачивает заказчик, а социальные платежи исполнителя 4 % оплачиваются отдельно и не входят в комиссию. При расчётах со своими исполнителями и оплате 4 % сверху к вознаграждению добавляется около 8 %: 400 ₸ социальных платежей и 400 ₸ комиссии.

Почему ручные переводы обходятся дорого?

Сама выплата стоит столько, сколько получил человек. Дорого обходится всё, что вокруг неё. При ручной схеме расходы прячутся в рабочем времени и не видны отдельной строкой. Полный список таких операций и порядок их автоматизации есть в разборе административных расходов на внештатный персонал.

• Время бухгалтерии. По каждой выплате нужно сверить смену, пересчитать сумму, найти реквизиты, сделать перевод, получить чек и подшить акт.
• Время HR и руководителей объектов. Исполнители пишут им с вопросами «когда оплата» и «почему меньше», а те пересылают вопросы в бухгалтерию.
• Ошибки. Старая ставка в таблице, неполная смена, оплаченная как полная, дубль в реестре, перевод не тому человеку.
• Задержки. Данные со смен приходят поздно, и выплата уезжает на следующую неделю. Исполнитель, которому заплатили с опозданием, в следующий раз может выбрать другого заказчика.
• Выплаты без документов. Перевод прошёл, а чека и акта нет. Такой расход нечем подтвердить при проверке.
• Зависимость от одного человека. Если схему знает один сотрудник, его отпуск останавливает выплаты.

Сколько стоит ручная выплата: пример расчёта

Посчитаем на условном примере, чтобы увидеть порядок цифр. Допущения такие, подставьте свои:

• Компания работает с 60 исполнителями, каждый выходит в среднем на 4 смены в месяц: 240 выплат.
• На одну выплату при ручной схеме уходит около 10 минут: сверить смену, посчитать сумму, сделать перевод, собрать чек и акт.
• Итого 240 × 10 = 2 400 минут, то есть 40 часов работы в месяц.

При восьмичасовом дне сорок часов это пять полных рабочих дней бухгалтера только на технику выплат, без исправления ошибок и ответов исполнителям. При тех же допущениях 200 исполнителей дадут 800 выплат и больше 130 часов в месяц. Контроль при автоматизации остаётся, исчезают ручные операции: бухгалтер смотрит реестр и исключения, проверять каждую строку больше не нужно.

Какие данные нужны для массовой выплаты?

Массовая выплата работает только тогда, когда у каждой строки реестра одинаковый набор данных. Минимальный набор:

1. исполнитель и его идентификатор (ИИН);
2. объект или заявка, по которой была работа;
3. дата и время смены;
4. подтверждённый объём: часы, заказы, выполненная работа;
5. сумма вознаграждения;
6. статус подтверждения со стороны заказчика;
7. сумма к выплате с учётом 4 %;
8. статус платежа и ссылка на чек.

Когда эти данные собираются в момент работы, реестр формируется автоматически. Когда их достают из переписки в конце месяца, сбор реестра превращается в отдельную ручную работу.

Как выглядит автоматизированный процесс выплат?

Процесс начинается не с оплаты, а с заявки. Шаги и статусы выплаты:

1. Заявка. Условия известны заранее: задача, адрес, время, вознаграждение.
2. Выполнение задания. Начало и время выполнения фиксируются в системе, там же, где заявка.
3. Подтверждение. Заказчик подтверждает выполнение. Статус выплаты: «ожидает подтверждения».
4. Расчёт. Сумма считается по подтверждённым данным и условиям вознаграждения. Статус: «рассчитана».
5. Удержание 4 %. Оператор интернет-платформы как налоговый агент удерживает платежи самозанятого. Статус: «готова к оплате».
6. Выплата. Деньги поступают на карту исполнителя. Статус: «выплачена».
7. Документы. Формируются акт оказанных услуг и чек, выплата попадает в архив. Статус: «закрыта».

У каждого шага один ответственный и одна дата. Спор «была смена или нет» решается по записи в системе.

Банковский реестр или платформа: что выбрать для массовых выплат?

Отдельно про банковский зарплатный проект и то, почему он не подходит внештатным, написано в статье зарплатный проект или платформа.

Выплатить сотне людей можно и через банк, одним реестром платежей. Но банк решает только последний шаг: перевод денег. Сверка смен, расчёт, сбор чеков и акты остаются на компании, а 4 % каждый исполнитель платит сам.

По данным FlexTime, выплаты поступают на карты исполнителей в банках Казахстана 24/7.

Какие документы получает бухгалтерия?

По каждой выплате бухгалтерии нужны акт оказанных услуг и чек специального мобильного приложения, а за период сводный реестр выплат. Подпункт 2 статьи 286 Налогового кодекса не разрешает вычитать расходы по операциям без фактического выполнения работ, поэтому акт так же важен, как чек.

Подпункт 16 той же статьи запрещает вычитать покупки у плательщиков упрощённой декларации, но самозанятых он не касается: оплата их услуг идёт в вычеты по общим правилам, если подтверждена документами. На FlexTime, по данным компании, акт оказанных услуг и фискальный чек формируются в момент выплаты, на комиссию сервиса выдаются АВР и ЭСФ, а документы сохраняются в личном кабинете. Как организовать архив выплат и сколько его хранить, описано в статье Как хранить историю выплат и документов по внештатному персоналу.

Как перейти на автоматические выплаты за четыре шага?

1. Опишите текущую схему по шагам. Кто подтверждает смену, кто считает, кто платит, где лежат чеки. Отметьте места, где данные переписываются руками.
2. Задайте правила. Что считается выполненной сменой, как платится неполная, кто подтверждает и в какой срок.
3. Переведите одну категорию исполнителей. Например, курьеров на одном объекте. Сверьте первые выплаты и документы с ручной схемой.
4. Расширяйте по объектам. Когда цепочка работает без ручных исправлений, переносите остальные категории.

Главное правило: сначала порядок, потом автоматизация. Система, которой дали хаотичные правила, просто ускорит хаос. Как выстроить проверку сумм и получателей, чтобы выплаты не уходили по ошибке, описано в статье Как проверять выплаты временному персоналу.

Каких ошибок избегать при выплатах самозанятым?

• Выплата сверх лимита. Самозанятым считается только тот, чей доход за месяц не больше 300 МРП, то есть 1 297 500 тенге в 2026 году (статья 718 Налогового кодекса). При превышении исполнитель обязан перейти в ИП, иначе налоговый орган прекратит режим (статья 716).
• Исполнитель без права на режим. Иностранцу, если он не кандас, или человеку с действующим ИП режим самозанятого недоступен.
• Работа вне перечня. Оплата охраны или уборки нежилых помещений как услуг самозанятого, хотя этих видов деятельности нет в Постановлении № 994. К услугам в рамках ОКЭД 82990 могут относиться погрузочно-разгрузочные работы и комплектация товаров, при этом услуга должна соответствовать перечню.
• Нет чека. Перевод прошёл, чек не сформирован, расход не подтверждён.
• Дубли. Одна смена оплачена дважды, потому что пришла из двух источников.

Частые вопросы