Регистрация трудового договора в ЕСУТД в 2026 году: сроки, порядок и штрафы

Регистрация трудового договора в Казахстане означает внесение сведений о нём в единую систему учёта трудовых договоров (ЕСУТД). Это обязанность работодателя по подпункту 27 пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса, порядок задают Правила, утверждённые приказом Минтруда № 353. Новый договор вносят не позднее 5 рабочих дней после подписания обеими сторонами, изменения не позднее 15 календарных дней, прекращение не позднее 3 рабочих дней. В ЕСУТД трудовые договоры попадают из интегрированной кадровой системы или через кабинет работодателя на HR Enbek, сведения удостоверяет ЭЦП работодателя. С 12 марта 2026 года за просрочку и неверные сведения штрафуют по части 1-1 статьи 98 КоАП: компанию на 60–150 МРП в зависимости от размера бизнеса, без предупреждения.

Что такое регистрация трудового договора и кто её делает?

Регистрация трудовых договоров в РК это внесение в ЕСУТД сведений о заключении договора, изменениях к нему и его прекращении, в обиходе «зарегистрировать договор на Енбеке». Порядок задают Правила, утверждённые приказом Минтруда от 03.09.2020 № 353. С 12 июля 2026 года они действуют в редакции приказа № 163, сроки внесения не изменились.

В ЕСУТД регистрация трудовых договоров обязательна для любого работодателя: исключений по форме бизнеса и числу работников норма не делает.

Вносит сведения работодатель или от его имени руководитель кадровой службы, на которого эту обязанность возложили актом работодателя (пункт 5 Правил). Удостоверяет их ЭЦП работодателя (пункт 6): это подпись работодателя в государственной системе. С 12 июля 2026 года её определяет статья 49 Цифрового кодекса, прежний закон 2003 года об электронном документе утратил силу.

Что должно быть в самом договоре, собрано в обзоре трудовой договор в РК.

Какой срок регистрации трудового договора, изменений и увольнения?

На новый договор Правила дают 5 рабочих дней со дня подписания обеими сторонами. У других событий сроки свои, и любая просрочка подпадает под часть 1-1 статьи 98 КоАП.

Под 15 календарных дней попадают допсоглашения, которые меняют сведения из обязательного перечня: должность, место работы, срок договора. Рабочие 15 дней положены только при продлении договора, заключённого на срок не менее года. Когда такой договор можно продлевать, описано в статье срочный трудовой договор.

Как посчитать крайний день: примеры на датах 2026 года

Правила способа счёта не задают, поэтому применяют общее правило статьи 13 ТК: срок начинается на следующий день после события (пункт 3), а последний день, выпавший на нерабочий, переносится на первый следующий рабочий (пункт 5). Рабочие дни сверяют с производственным календарём. Это вывод из ТК: в самих Правилах примеров с датами нет.

В 2026 году День Республики 25 октября выпал на воскресенье, выходной перенесён на понедельник 26 октября (производственный календарь Минтруда), и этот день в счёт не входит.

Пример по календарю пятидневки:

Без переноса 26 октября новый договор от 23.10 пришлось бы внести до 30.10, прекращение до 28.10, исправление до 16.11. Сдвиг с субботы на понедельник тоже вывод из статьи 13 ТК, а сведения, внесённые до выходных, укладываются в срок и без него.

ЕСУТД, трудовые договоры и допсоглашения: какие сведения вносить?

Обязательных сведений шесть групп (пункт 3 Правил), и все они есть в самом договоре по статье 28 ТК:

1. ИИН работодателя-физлица или БИН работодателя-юрлица и ИИН работника;
2. трудовая функция: специальность, профессия, квалификация или должность;
3. место выполнения работы;
4. срок трудового договора;
5. дата начала работы;
6. дата заключения и порядковый номер.

Без ИИН работника договор не внести: так Минтруда ответило в 2022 году на вопрос о дистанционном работнике-иностранце. Дополнительно вносят режим рабочего времени и отдыха и выход в отпуск по беременности и родам, при усыновлении новорождённого или по уходу за ребёнком до трёх лет (пункт 6).

Оклад и премии в перечни не входят. Изменения вносят, если они касаются сведений из перечня. Иные сведения, по ответу Минтруда 2022 года, работодатель передаёт по желанию. Допсоглашение об окладе всё равно оформляют письменно (пункт 2 статьи 33 ТК).

При дистанционной работе место работы в договоре по ТК не указывается, кроме комбинированной. Поле «место выполнения работы» в Правилах при этом обязательное, и как его заполнять, нормы и разъяснения не говорят.

Как зарегистрировать трудовой договор на Enbek.kz или через кадровую систему?

Каналов три (пункт 4 Правил): интеграция кадровой системы с ЕСУТД, платформа «Электронная биржа труда» и другие цифровые системы учёта трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД. Регистрация трудовых договоров на Enbek.kz идёт через подсистему для работодателей HR Enbek (hr.enbek.kz).

Порядок в кабинете по пункту 4 Правил:

1. Зарегистрировать личный кабинет работодателя с подтверждением ЭЦП.
2. Заполнить по договору сведения из пункта 3 Правил.
3. Подписать их ЭЦП работодателя и отправить в ЕСУТД.
4. Проверить запись: у работника на egov она появляется в течение одного рабочего дня (пункт 16).

Интеграцию строят по правилам интеграции объектов информатизации «электронного правительства» (приказ от 29.03.2018 № 123). В 2020 году Минтруда пояснило, что для автоматической передачи подают заявку на подключение к сервису регистрации трудовых договоров на платформе Smart-Bridge.

Как зарегистрировать договоры при массовом найме 10–50 человек?

Особого порядка для массового найма Правила не содержат, поэтому срок 5 рабочих дней считается по каждому договору от дня, когда его подписали обе стороны. Пакетная загрузка договоров файлом ни в Правилах, ни на gov.kz не описана, остаются интеграция или ввод в кабинете по каждому договору.

К работе допускают только после заключения договора (пункт 3 статьи 33 ТК), ждать записи в ЕСУТД ТК и Правила не требуют. Допуск без договора наказывают отдельно, по статье 86 КоАП: компанию на 60–150 МРП, повторно на 80–200 МРП. Будет ли при опоздании по многим договорам одно нарушение или по одному на договор, норма и разъяснения не раскрывают.

Пример. Склад набирает 50 человек к сезону и подписывает договоры в три дня:

Пятьдесят договоров дают три крайних срока.

Чек-лист кадровика:

1. Соберите ИИН каждого работника до подписания: без него договор не внести.
2. Проверьте ЭЦП работодателя и закрепите актом, кто вносит сведения.
3. Выберите канал, при интеграции проверьте передачу на нескольких договорах.
4. Подпишите договоры до первой смены.
5. Ведите реестр: работник, дата подписания, крайний день, дата внесения.
6. Отметьте праздники и переносы: в октябре 2026 года выходной 26.10.
7. Вносите сведения в день подписания или на следующий.
8. Через рабочий день попросите нескольких работников проверить запись на egov, ошибки исправьте за 30 рабочих дней.

Как исправить ошибку или удалить договор, внесённый не на того человека?

На исправление Правила дают 30 рабочих дней со дня первоначального внесения (пункт 9). Неверные сведения из обязательного перечня исправляют, при ошибке в реквизитах работника или работодателя запись удаляют. Пример: сведения внесены 05.10.2026, исправить их нужно до 17.11.2026, а счёт в календарных днях дал бы 04.11.2026. Исправления работник видит в своём кабинете на egov (пункт 11).

Договор, внесённый на человека без трудовых отношений, удаляют. Так Минтруда в 2021 году ответило работнику, который увидел чужой договор на egov. После записи о прекращении сведения меняет только уполномоченный орган по труду по обращению работодателя или работника (пункт 13).

Какой штраф за несвоевременную регистрацию трудового договора?

Штраф по части 1-1 статьи 98 КоАП для компании: малому бизнесу 60 МРП, среднему 80, крупному 150 (в 2026 году 259 500, 346 000 и 648 750 ₸), при повторе в течение года после наложения взыскания 80, 100 и 200 МРП (часть 2-1). Обе части ввёл закон № 257-VIII, они действуют с 12 марта 2026 года. Наказуемы невнесение, опоздание, неполные, недостоверные или некорректные сведения. Санкция только штраф, предупреждения нет.

Суммы при МРП 2026 года 4 325 тенге. Малый бизнес по статье 24 Предпринимательского кодекса это до 100 работников и до 300 000 МРП среднегодового дохода. Ответы 2021–2022 годов о том, что ответственности за ЕСУТД в КоАП нет, с 12 марта 2026 года устарели.

По разъяснению на gov.kz, выявив нарушение при проверке, инспектор выдаёт предписание и возбуждает дело об административном правонарушении: ограничиться одним уведомлением закон не предусматривает. Смягчают взыскание нарушение впервые, отсутствие умысла, технический сбой системы и быстрое устранение. Технические сложности от обязанности не освобождают.

По разъяснению Минтруда, которое приводит юрсервис в июле 2026 года, автоматического штрафа нет: нарушение рассматривают при государственном контроле и чаще начинают с предписания.

Как работник проверит, что его договор зарегистрирован?

Работник видит договор в кабинете egov, раздел «Трудовая деятельность»: сведения отражаются автоматически в течение одного рабочего дня после внесения (пункт 16 Правил). По данным gov.kz там видны название работодателя, дата заключения, номер договора и должность. Для кадровика это самопроверка: нет записи через рабочий день, значит сведения не дошли или внесены с ошибкой.

Комитет государственной инспекции труда разъяснил, что само отсутствие сведений в ЕСУТД не делает недействительным договор, заключённый в установленном порядке. Работник вправе потребовать внесения и обратиться в инспекцию труда.

Нужно ли вносить в ЕСУТД договоры ГПХ и директора-учредителя?

Обязанность из статьи 23 ТК касается трудовых договоров, Правила регулируют только их. Юридический сервис в июне 2026 года, ссылаясь на разъяснение Комитета государственной инспекции труда, ответил: вносить договоры ГПХ не обязательно, ответственности за это нет.

С 8 июня 2026 года договор хотя бы с одним признаком трудового из статьи 27 ТК признаётся трудовым независимо от названия (пункт 1-1 статьи 26). Отдельной нормы о них в Правилах нет, вывод из пункта 1-1: договор, признанный трудовым, вносят в ЕСУТД как трудовой. Какие признаки делают договор ГПХ трудовым, описано отдельно. ТК и Правила не обязывают вносить в ЕСУТД сведения о самозанятых.

Если единственный учредитель (участник, акционер) сам является единоличным исполнительным органом, трудовой договор не заключается, приём оформляют актом работодателя (пункт 2 статьи 140 ТК). Вносить ли такого директора в ЕСУТД, Минтруда отвечало по-разному: в 2021 году, что сведения не вносятся, в 2022 году, что регистрацию можно провести на основании приказа и внести данные в ЕСУТД. Единого ответа нет.

Нужен ли журнал регистрации трудовых договоров?

Нет, ТК и Правила такого журнала не требуют. Обязанность другая: внести сведения в ЕСУТД и указать в договоре дату заключения и порядковый номер (подпункт 13 пункта 1 статьи 28 ТК).

Перечень документов со сроками хранения (приказ № 279-НҚ) называет книги, журналы и карточки учёта трудовых договоров, в том числе цифровые базы данных, и сами трудовые договоры: срок хранения у них 75 лет. Из перечня следует только срок хранения, обязанности вести журнал он не устанавливает. Реестр номеров удобен, но это решение компании.

Частые вопросы