Штатное расписание в РК: обязательно ли, что в нём указать, образец, утверждение и изменение
Трудовой кодекс РК не обязывает частную компанию утверждать штатное расписание и не даёт его формы. ТОО или ИП с наёмными работниками само решает по ТК, вести ли такой документ и в каком виде. Свои нормы есть у госсектора. Без обязанности документ всё равно полезен: он закрепляет должности, оклады и численность, служит основой для приказов о приёме и показывает, какая единица исчезла при сокращении штата. Если компания его ведёт, утверждают его приказом руководителя, а хранят постоянно.
Коротко
Штатное расписание частной компании это её собственный акт работодателя. ТК его не требует, формы и порядка утверждения не задаёт, поэтому состав граф, дату введения и способ изменения компания выбирает сама. Когда документ ведётся, его утверждают и меняют приказами руководителя, а все редакции хранят постоянно по позиции 55 Перечня № 279-НҚ.
Обязательно ли штатное расписание для ТОО и ИП?
По Трудовому кодексу нет. В действующей редакции ТК нет нормы, которая обязывает работодателя иметь штатное расписание, и нет его формы. Слово «штатный» встречается в кодексе дважды, оба раза в другом смысле: в определении гражданского служащего (подпункт 2 пункта 1 статьи 1) и в правиле о «штатной численности» для профсоюзов (статья 20).
Закон о бухгалтерском учёте и финансовой отчётности штатного расписания тоже не упоминает. В формах первичных учётных документов по приказу Министра финансов № 562 его нет. Отсюда вывод: по этим актам частное ТОО, ИП или АО решает само, нужно ли ему такое расписание. Запрета вести такой документ в ТК нет, кодекс о нём просто молчит.
В госсекторе свои правила: госпредприятие на праве хозяйственного ведения определяет штатное расписание само в пределах установленного фонда оплаты труда (пункт 2 статьи 138 закона № 413-IV), у государственных организаций образования типовые штаты по приказу № 224.
В обязательный минимум кадрового учёта по ТК штатное расписание не входит. Этот минимум составляют трудовой договор, акт работодателя о приёме (статья 34), сведения о договоре в ЕСУТД, учёт рабочего времени и график отпусков.
Зачем вести документ, если ТК его не требует?
Чтобы должности и оклады жили в одном месте и совпадали во всех бумагах. Это практика, нормы за ней нет, но пользу видно на каждом кадровом шаге:
- Трудовые договоры. Договор обязательно называет трудовую функцию и размер оплаты (подпункты 2 и 7 пункта 1 статьи 28 ТК). Когда названия и оклады взяты из одной таблицы, они не расходятся между договорами. Остальные обязательные условия перечислены в обзоре трудовой договор в РК.
- Приём на работу. Приём оформляют актом работодателя на основании заключённого трудового договора (статья 34 ТК). Приказ о приёме ссылается на должность и оклад, которые уже утверждены.
- Фонд оплаты труда. Таблица сразу показывает месячный фонд по подразделениям, от него удобно планировать расчёт заработной платы и бюджет.
- Сокращение и проверки. Редакции до и после изменения показывают, какие должности были, сколько единиц и с какими окладами.
Что указывают в штатном расписании?
Состав граф закон не задаёт, компания выбирает их сама. На практике в таблицу включают:
- структурное подразделение;
- должность, тем же названием, что в трудовых договорах;
- число штатных единиц по должности;
- оклад;
- надбавки и доплаты, если они постоянные;
- месячный фонд заработной платы по строке и итог.
В шапке пишут наименование компании, номер и дату приказа об утверждении, дату, с которой документ действует, общее число единиц и месячный фонд.
Фамилий в штатном расписании нет. Кто какую должность занимает, показывает другой документ, штатная расстановка, а работников назначают на должности отдельными приказами.
Образец штатного расписания: графы и пример расчёта фонда
Пример. ТОО с офисом и складом, оклады условные, все выше МЗП 2026 года 85 000 ₸. Над таблицей две строки:
Утверждено приказом директора ТОО «[наименование]» № [номер] от [дата]
Штатное расписание на период с [дата]
| Подразделение | Должность | Штатных единиц | Оклад, ₸ | Надбавка, ₸ | Месячный фонд, ₸ |
|---|---|---|---|---|---|
| Администрация | Директор | 1 | 600 000 | 0 | 600 000 |
| Администрация | Бухгалтер | 1 | 350 000 | 0 | 350 000 |
| Склад | Заведующий складом | 1 | 400 000 | 50 000 | 450 000 |
| Склад | Кладовщик | 2 | 250 000 | 0 | 500 000 |
| Склад | Комплектовщик | 6 | 200 000 | 0 | 1 200 000 |
| Итого | 11 | 3 100 000 |
Фонд по строке равен числу единиц, умноженному на сумму оклада и надбавки. По складу выходит 450 000 + 2 × 250 000 + 6 × 200 000 = 2 150 000 ₸, по администрации 950 000 ₸, всего 3 100 000 ₸ в месяц.
Коротко
Образец штатного расписания для частной компании собирают из шести граф: подразделение, должность, число единиц, оклад, надбавка и месячный фонд. Фонд по строке равен числу единиц, умноженному на оклад с надбавкой. В примере 11 единиц дают 3 100 000 ₸ в месяц. Шапка называет приказ об утверждении и дату, с которой таблица действует.
Чем расписание отличается от штатной расстановки и сколько их хранить?
Штатное расписание отвечает на вопрос, какие должности и оклады в компании предусмотрены. Штатная расстановка показывает, кто какую должность занимает: в ней работники по фамилиям. Перечень типовых документов по приказу № 279-НҚ разводит их и по срокам хранения:
- штатные расписания организации и изменения к ним хранят постоянно, на бумаге и в идентичных им электронных документах (позиция 55);
- штатную расстановку, то есть штатно-списочный состав работников, хранят 5 лет (позиция 56);
- приказы по личному составу о приёме, увольнении и перемещении хранят 75 лет ЭПК (подпункт 2 позиции 12).
Срок «постоянно» относится ко всем редакциям, в том числе к тем, что уже заменены новыми. Поэтому старые приказы об изменениях из дела не убирают.
Как утвердить штатное расписание приказом?
Приказом руководителя. ТК относит к актам работодателя приказы, распоряжения, инструкции, правила и положения (подпункт 41 пункта 1 статьи 1), а издавать их в пределах своих полномочий работодатель вправе сам (подпункт 3 пункта 1 статьи 23). Оформляют акт письменно или электронным документом с ЭЦП (статья 11).
Порядка утверждения кодекс не задаёт, обычно действуют так:
- Кадровик или бухгалтер готовит таблицу должностей и окладов по действующим трудовым договорам.
- Руководитель издаёт приказ «Об утверждении штатного расписания»: номер, дата, дата введения в действие, таблица в приложении.
- Приказ и приложение подшивают в дело с постоянным сроком хранения.
Приказ об утверждении не меняет трудовой договор. Если новая таблица меняет работнику оклад или должность, в договор вносят изменения дополнительным соглашением (пункт 2 статьи 33 ТК). Новое название должности без изменения условий труда работодатель вводит без согласия работника (пункт 2 статьи 45).
Если компания расписание не ведёт, такой приказ ей не нужен.
Как вносить изменения и что при этом оформить с работником?
Изменения вносят новым приказом с датой, с которой они действуют. Можно поменять отдельные строки или утвердить новую редакцию целиком. Сам приказ условия работника не меняет: они записаны в трудовом договоре, и для каждого вида изменения у ТК свой порядок.
| Что меняется в расписании | Что оформить с работником | Норма ТК |
|---|---|---|
| Название должности или подразделения, структура управления, условия труда прежние | согласие работника не нужно | п. 2 ст. 45 |
| Другое рабочее место в пределах должности, оплата прежняя | согласие работника не нужно | п. 1 ст. 45 |
| Условия труда из-за реорганизации, новых экономических или технологических условий, сокращения объёма работ | письменное уведомление не позднее чем за 15 календарных дней, изменения в трудовой договор | п. 1–2 ст. 46 |
| Работник переходит на другую должность | перевод с согласия работника: дополнительное соглашение и акт работодателя | пп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 38, п. 2 ст. 33 |
| Новая должность | трудовой договор, акт о приёме, сведения в ЕСУТД | ст. 34, пп. 27 п. 2 ст. 23 |
| Должность исключается, а её занимает работник | сокращение, уведомление не менее чем за месяц | пп. 2 п. 1 ст. 52, п. 1 ст. 53 |
Если работник письменно отказался продолжать работу при новых условиях труда, договор прекращается по подпункту 2 пункта 1 статьи 58 (пункт 3 статьи 46). Срок уведомления в 15 календарных дней трудовой или коллективный договор может увеличить. С 4 августа 2026 года уведомление обязательно письменное: на бумаге или электронным документом с ЭЦП (пункт 2 статьи 46 в редакции закона № 295-VIII).
Коротко
Изменение штатного расписания оформляют новым приказом, а последствия для работника определяет ТК. Новое название должности без изменения условий труда вводят без согласия работника. Изменённые условия труда требуют письменного уведомления за 15 календарных дней. Другая должность оформляется переводом, а исключение занятой должности означает сокращение с месячным уведомлением.
Какую роль расписание играет при сокращении штата?
Сокращение численности или штата работников это основание расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя (подпункт 2 пункта 1 статьи 52 ТК). Работника уведомляют не менее чем за один месяц, если трудовой или коллективный договор не даёт срока длиннее. С письменного согласия работника договор расторгают раньше (пункт 1 статьи 53).
Работника, которому до пенсионного возраста осталось меньше двух лет, по сокращению увольняют только с положительного решения комиссии из равного числа представителей работодателя и работников (часть вторая пункта 1 статьи 53). Срок в 15 рабочих дней и условия о закрытии подразделения из пункта 2 статьи 53 относятся к снижению объёма производства, к сокращению штата их не применяют.
Изменить штатное расписание до уведомления ТК не требует. Но сокращение означает, что единица исчезла на самом деле, и приказ об изменении вместе с редакциями расписания до и после показывают это наглядно. Последовательность шагов кодекс не задаёт, на практике она такая:
- Приказ об изменении штатного расписания: какая единица исключается и с какой даты. Дату ставят не раньше дня расторжения договора с работником, который её занимает.
- Уведомление работнику о расторжении под подпись не менее чем за месяц.
- Приказ о расторжении по подпункту 2 пункта 1 статьи 52, окончательный расчёт и сведения в ЕСУТД.
Пример. Уведомление вручено в понедельник 2 ноября 2026 года. Срок начинается на следующий день, месяц истекает в среду 2 декабря (пункты 3 и 4 статьи 13 ТК). Компенсация за потерю работы, запреты на увольнение и сроки расчёта собраны в статье про расторжение трудового договора.
Входят ли в расписание исполнители по договору услуг?
Нет. В штатное расписание включают должности работников по трудовому договору. Совместитель тоже работник: другую регулярную оплачиваемую работу он выполняет на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (подпункт 56 пункта 1 статьи 1 ТК). Как его оформить, описано в статье про совместительство.
Должность и оклад относятся к признакам трудового договора по статье 27 ТК: работа по определённой должности и заработная плата за труд. С 8 июня 2026 года гражданско-правовой договор с физическим лицом, где есть хотя бы один такой признак, признаётся трудовым (пункт 1-1 статьи 26).
У исполнителя по договору оказания услуг нет штатной единицы, оклада, табеля и режима работы. У него есть заказ, условия договора и оплата по договору. Его в штатное расписание не включают. Как оформить такую работу, написано в статье о договоре оказания услуг.
Чек-лист кадровика: от утверждения до архива
Порядок подходит и компании, которая заводит документ впервые, и той, что наводит порядок в старых редакциях.
- Решите, ведёт ли компания штатное расписание: ТК этого не требует.
- Утвердите таблицу приказом руководителя с номером, датой, датой введения и приложением.
- Проверьте, что названия должностей и оклады совпадают с трудовыми договорами и приказами о приёме.
- Новую должность вносите в расписание до приёма человека. Затем трудовой договор, акт о приёме и сведения в ЕСУТД, порядок описан в статье про регистрацию трудового договора.
- Каждое изменение оформляйте новым приказом с датой введения, а условия работника меняйте по статьям 45, 46 или 38 ТК.
- При сокращении издайте приказ об изменении, вручите уведомление за месяц и только потом расторгайте договор.
- Храните штатные расписания и изменения к ним постоянно, штатную расстановку 5 лет.
Частые вопросы
Нужно ли вносить штатное расписание в HR Enbek?
ТК такой обязанности не устанавливает. В ЕСУТД работодатель вносит сведения о трудовых договорах и отдельных отпусках, о штатном расписании в этой норме ничего нет (подпункт 27 пункта 2 статьи 23). Модуль «Штатное расписание» в HR Enbek Минтруда называет функцией, созданной для удобства работодателей.
Нужно ли штатное расписание ИП с одним работником?
ТК этого не требует ни от ИП, ни от ТОО. С одним работником должность и оклад и так записаны в трудовом договоре, поэтому отдельная таблица остаётся на усмотрение работодателя.
Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год?
Нет, срока действия ТК не задаёт. Документ действует с даты, указанной в приказе, пока компания не изменит его или не утвердит новую редакцию.
Можно ли перестать вести штатное расписание?
Да, решение за компанией, ТК документа не требует. Уже утверждённые штатные расписания и изменения к ним хранят постоянно (позиция 55 Перечня № 279-НҚ).
Можно ли вести штатное расписание электронно?
Да. Акты работодателя оформляют письменно или электронным документом с ЭЦП (статья 11 ТК). Перечень № 279-НҚ относит к позиции 55 бумажные документы и идентичные им электронные.
Источники
- Трудовой кодекс РК № 414-V, статьи 1, 11, 13, 20, 23, 26–28, 33, 34, 38, 45, 46, 52, 53, 58, adilet.zan.kz.
- Закон РК от 3 июня 2026 года № 295-VIII, изменения в пункт 2 статьи 46 ТК, adilet.zan.kz.
- Закон РК «О государственном имуществе» № 413-IV, пункт 2 статьи 138, adilet.zan.kz.
- Перечень типовых документов со сроками хранения, приказ № 279-НҚ от 17 июня 2025 года, позиции 12, 55, 56, adilet.zan.kz.
- Закон РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» № 234-III, adilet.zan.kz.
- Приказ Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 о формах первичных учётных документов, adilet.zan.kz.
- Типовые штаты работников государственных организаций образования, приказ № 224 от 21 июля 2023 года, adilet.zan.kz.
- Минтруда РК о функциях HR Enbek, модуль «Штатное расписание», gov.kz.
