Трудовая книжка в Казахстане в 2026 году: нужна ли, кто её ведёт и как подтвердить стаж

Трудовая книжка в Казахстане в 2026 году не обязательна. Трудовой кодекс РК называет десять документов, подтверждающих трудовую деятельность, и книжка в этом списке первая, но не единственная (статья 35). Работодатель ведёт её, если она у работника есть, и хранит у себя только по желанию работника. Электронная трудовая книжка в обиходе означает сведения о трудовых договорах в ЕСУТД: работник видит их в кабинете egov, но договоров, закончившихся до запуска системы в 2020 году, там нет. Для пенсии бумажная книжка по-прежнему важна: трудовой стаж до 1 января 1998 года подтверждают прежде всего ею.

Нужна ли трудовая книжка в Казахстане в 2026 году?

Нет, закон её не требует. Статья 35 ТК признаёт любой документ из своего списка: трудовую книжку, трудовой договор с отметкой о прекращении, выписки ЕНПФ, архивную справку и другие. Всего в списке десять позиций, подпункты с 1 по 9 и 7-1.

Саму книжку при этом не отменили. Форму и порядок ведения утверждает уполномоченный орган по труду (подпункт 25 статьи 16 ТК). Действует приказ № 929 с формой и Правилами ведения, а форму с 1 июля 2026 года обновил приказ Минтруда № 242. По Правилам книжку ведут «при её наличии» (пункт 3). Нормы, которая обязывала бы завести книжку человеку без неё, нет.

Раньше правила были строже. ТК 2007 года обязывал работодателя вносить записи в книжку, если она есть, и выдавать её в день увольнения (статьи 35 и 63). В ТК 2015 года, действующем с 1 января 2016 года, такой нормы нет: при увольнении выдают документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Какие документы подтверждают трудовую деятельность?

Любой из десяти документов статьи 35 ТК, все они равноправны. Потерянная книжка не обнуляет историю работы.

Сведений ЕСУТД в этом списке отдельной строкой нет. Сколько компания хранит трудовые договоры, приказы и ведомости, собрано в таблице сроков хранения документов.

Что такое электронная трудовая книжка и где посмотреть её онлайн?

Так в обиходе называют сведения о трудовых договорах в единой системе учёта трудовых договоров (ЕСУТД). В ТК и Правилах такого понятия нет. Есть обязанность работодателя вносить в ЕСУТД сведения о заключении, изменении и прекращении трудового договора (подпункт 27 пункта 2 статьи 23 ТК). Она действует с сентября 2020 года, порядок задают Правила, утверждённые приказом Минтруда № 353 от 3 сентября 2020 года.

Работник смотрит свои договоры онлайн в личном кабинете на egov.kz, раздел «Трудовая деятельность». Сведения появляются там автоматически в течение одного рабочего дня после внесения (пункт 16 Правил в редакции с 12 июля 2026 года). По данным gov.kz, в разделе видны название работодателя, дата заключения, номер договора и должность. Право на эти сведения дано работнику подпунктом 25 пункта 1 статьи 22 ТК.

Новый договор работодатель вносит не позднее 5 рабочих дней со дня подписания, прекращение не позднее 3 рабочих дней (пункты 7 и 12 Правил). Порядок и штрафы описаны в статье про регистрацию трудового договора.

Чем сведения ЕСУТД отличаются от бумажной книжки?

Составом и глубиной истории. В ЕСУТД лежат реквизиты трудовых договоров, действовавших с 2020 года, в книжке вся цепочка записей о работе, иногда за несколько десятилетий.

Договоры, закончившиеся до запуска системы, в ЕСУТД не попали. При запуске работодатели вносили договоры, срок которых не истёк (пункт 7 Правил). Расторгнутые раньше, по ответу Минтруда 2020 года, в систему не вносят. Поэтому работу до 2020 года подтверждают книжкой или другими документами статьи 35. Нормы, которая приравнивала бы выписку из ЕСУТД к трудовой книжке, нет.

Бывает и обратный случай: договор подписан, а записи в системе нет. По разъяснению Комитета государственной инспекции труда, одно это не делает недействительным договор, заключённый в установленном порядке.

Какой документ о стаже вправе требовать работодатель при приёме?

Документ, подтверждающий трудовую деятельность, и только у человека с трудовым стажем (подпункт 4 пункта 1 статьи 32 ТК). Форму документа статья 32 не уточняет, поэтому подходит любой из десяти вариантов статьи 35. Значит, если кандидат принёс договор с отметкой об увольнении или выписку ЕНПФ, требовать именно книжку оснований нет. Сведения ЕСУТД о трудовой деятельности кандидата работодатель вправе получить только с его предварительного согласия (подпункт 13 пункта 1 статьи 23 ТК).

Документы сверх списка статьи 32 требовать нельзя, кроме случаев из других нормативных актов (пункт 6). Общий порядок приёма собран в обзоре трудовой договор в РК, отдельно описан испытательный срок.

Где хранится трудовая книжка и кто за неё отвечает?

У самого работника. У работодателя она лежит, только если этого хочет работник, и только пока действует трудовой договор (пункт 19 Правил № 929). Как хранить принятые книжки, работодатель решает сам.

Если компания принимает книжки, кадровая служба или назначенный сотрудник ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (пункт 20). В неё записывают каждую книжку, принятую от работника и выданную ему. Работнику, который оставил книжку, выдают письменное обязательство о возврате (пункт 7 статьи 32 ТК).

Какие записи вносят в книжку и как исправить ошибку?

В книжку вносят сведения о работнике, приём, перевод, прекращение трудового договора, награды и поощрения (пункт 4 Правил № 929). Записи о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносят.

Требования к записям:

• запись делают после издания приказа, её вносит первый руководитель или уполномоченное им лицо (пункт 5);
• даты пишут арабскими цифрами: число и месяц двумя цифрами, год полностью, например 01.10.2026 (пункт 5);
• должность записывают по трудовому договору, приказу или штатному расписанию (пункт 8);
• зачёркивать неточные записи нельзя (пункт 16);
• когда страницы одного из разделов заполнены, в книжку вшивают вкладыш (пункт 18).

Ошибку исправляет работодатель, который её внёс, а после реорганизации его правопреемник (пункты 11 и 12). Исправляют новой записью: «Запись за № ___ недействительна. Принят на должность ___» (пункт 14).

Что выдать работнику в день увольнения?

Документ, подтверждающий трудовую деятельность (пункт 1 статьи 62 ТК): слов «трудовая книжка» в норме нет. Если книжка хранится у работодателя, запись о прекращении вносят в неё не позднее дня увольнения (пункт 5 Правил № 929) и книжку возвращают работнику.

Порядок по шагам:

1. Издайте приказ о прекращении договора с основанием по ТК (статья 61).
2. В день прекращения выдайте документ, подтверждающий трудовую деятельность (пункт 1 статьи 62), например трудовой договор с отметкой о прекращении или выписку из приказа.
3. Если книжка у вас, заверьте записи за время работы подписью первого руководителя или уполномоченного лица и печатью при её наличии (пункт 17 Правил). Получая книжку, работник расписывается в книге учёта (пункт 20).
4. Вручите или направьте работнику копию приказа в течение трёх рабочих дней со дня издания (пункт 3 статьи 61).
5. Внесите прекращение договора в ЕСУТД не позднее трёх рабочих дней (пункт 12 Правил № 353).
6. По требованию работника, в том числе бывшего, в течение пяти рабочих дней выдайте справку о должности, времени работы и зарплате (пункт 2 статьи 62).
7. Книжку, которую не забрали, храните в кадровой службе отдельно от остальных два года (пункт 21 Правил № 929).

Срока, в который нужно известить работника о незабранной книжке, нынешние ТК и Правила не устанавливают. В ТК 2007 года он был: десять рабочих дней. Само расторжение трудового договора по разным основаниям описано отдельно.

Как стаж влияет на пенсию и чем подтвердить его без книжки?

Для пенсионной выплаты по возрасту трудовой стаж учитывают только за период до 1 января 1998 года (пункт 1 статьи 209 Социального кодекса). Его подтверждают трудовой книжкой, а если её нет или в ней не хватает записей, документами о работе или решением суда (пункт 2).

В полном объёме эту выплату по достижении пенсионного возраста назначают мужчинам со стажем не меньше 25 лет на 1 января 1998 года, женщинам не меньше 20 лет. При стаже от шести месяцев её назначают в неполном объёме, пропорционально стажу на эту дату (пункты 4, 6 и 7 статьи 210).

С 1998 года работает стаж участия в пенсионной системе: трудовой стаж до 1998 года плюс периоды, за которые платились обязательные пенсионные взносы, в том числе взносы работодателя (пункт 2 статьи 206). От него зависит размер базовой пенсионной выплаты. Периоды взносов подтверждает выписка ЕНПФ о перечисленных ОПВ.

Как подсчитать стаж по трудовой книжке?

Сложить периоды между записями о приёме и увольнении. Испытательный срок входит в трудовой стаж (пункт 2 статьи 36 ТК): период идёт с даты приёма вместе с испытанием. Норм о том, сколько дней считать в месяце при сложении периодов, ТК и Социальный кодекс не содержат, поэтому способ в примере подписан.

Пример на условных записях. Способ: каждый период считаем от дня приёма до дня увольнения включительно в полных годах, месяцах и днях. Затем отдельно складываем годы, месяцы и дни, 30 дней переводим в месяц, 12 месяцев в год.

Сумма: 38 лет 18 месяцев 32 дня. 32 дня это 1 месяц и 2 дня, 19 месяцев это 1 год и 7 месяцев. Итого 39 лет 7 месяцев 2 дня. Перерыв между первой и второй записью, с 1 июня по 1 сентября 1991 года, в расчёт не входит: записей о работе за эти дни нет.

Для пенсии важна часть до 1 января 1998 года. Вторую запись делим по границе: с 02.09.1991 по 31.12.1997 выходит 6 лет 3 месяца 30 дней. С первой записью это 10 лет 12 месяцев 44 дня, то есть 11 лет 1 месяц 14 дней. Это меньше 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин, поэтому пенсионную выплату по возрасту назначили бы в неполном объёме.

Что с книжкой и ЕСУТД у исполнителя по договору услуг?

Исполнителю по договору услуг трудовую книжку не ведут и записей о его работе не делают ни в книжке, ни в ЕСУТД: и то и другое касается только трудовых договоров. Правила № 929 называют работодателем того, с кем работник состоит в трудовых отношениях, а статья 23 ТК обязывает вносить в ЕСУТД сведения о трудовом договоре. У работника по трудовому договору режим, табель, отпуск, зарплата и дисциплина по ТК. У исполнителя по договору услуг заказ, условия договора и оплата по договору.

С 8 июня 2026 года договор с физическим лицом хотя бы с одним признаком трудового договора признаётся трудовым независимо от названия (пункт 1-1 статьи 26 ТК, закон № 277-VIII).

Частые вопросы